10+ Mẫu Email Thương Mại Bằng Tiếng Anh Chuẩn Chỉnh, Chinh Phục Mọi Khách Hàng

Trong môi trường kinh doanh toàn cầu ngày nay, email thương mại bằng tiếng Anh không chỉ là một công cụ giao tiếp mà còn là bộ mặt của bạn và doanh nghiệp. Một email chuyên nghiệp, rõ ràng và hiệu quả có thể mở ra cánh cửa hợp tác, xây dựng lòng tin và tạo ấn tượng mạnh mẽ với đối tác, khách hàng quốc tế. Ngược lại, những email sai sót về ngữ pháp, văn phong hoặc thiếu chuyên nghiệp có thể gây mất thiện cảm và bỏ lỡ cơ hội quý giá.

Bạn có đang tìm kiếm các mẫu email thương mại bằng tiếng Anh chuẩn chỉnh để tự tin giao tiếp trong công việc? Hay bạn muốn nâng cao kỹ năng viết email để chinh phục mọi khách hàng và đối tác khó tính nhất? Bài viết này của KISS English sẽ là cẩm nang toàn diện, cung cấp cho bạn hơn 10 mẫu email thương mại thông dụng nhất, cùng với những hướng dẫn chi tiết về cấu trúc, từ vựng và mẹo nhỏ từ chuyên gia.

Với phương châm Keep It Simple & Stupid (KISS), chúng tôi tin rằng việc học tiếng Anh công sở sẽ trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn bao giờ hết, giúp bạn tự tin làm chủ mọi tình huống giao tiếp qua email.

Email Thương Mại Bằng Tiếng Anh Là Gì & Tại Sao Quan Trọng?

Trong kỷ nguyên hội nhập kinh tế toàn cầu, email thương mại bằng tiếng Anh đã trở thành một phương tiện giao tiếp không thể thiếu. Vậy, email thương mại bằng tiếng Anh là gì? Đơn giản, đó là bất kỳ email nào được gửi đi với mục đích kinh doanh, từ việc chào hàng, giới thiệu sản phẩm, xác nhận đơn hàng, yêu cầu thông tin, cho đến việc giải quyết khiếu nại hay thông báo các sự kiện quan trọng. Nó là cầu nối giúp các doanh nghiệp, đối tác và khách hàng trên khắp thế giới kết nối và làm việc cùng nhau.

Tại sao email thương mại lại quan trọng đến vậy?

• Xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp: Một email được viết cẩn thận, không lỗi ngữ pháp và có văn phong phù hợp sẽ thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn và công ty. Điều này đặc biệt quan trọng khi giao tiếp với đối tác quốc tế, nơi ấn tượng ban đầu có thể quyết định sự thành công của mối quan hệ.
• Truyền tải thông điệp rõ ràng, hiệu quả: Email giúp ghi lại thông tin một cách chính xác, tránh hiểu lầm và làm cơ sở cho các quyết định kinh doanh.
• Tiết kiệm thời gian và chi phí: So với điện thoại hay gặp mặt trực tiếp, email là phương tiện nhanh chóng và tiết kiệm chi phí, đặc biệt khi cần gửi thông tin đến nhiều người cùng lúc hoặc giao tiếp xuyên múi giờ.
• Tạo dựng lòng tin: Email phản hồi nhanh chóng, lịch sự và giải quyết vấn đề hiệu quả sẽ xây dựng lòng tin và sự hài lòng từ phía khách hàng/đối tác.

Với kinh nghiệm 8 năm làm việc tại CLB Tiếng Anh NVH Thanh Niên TP.HCM và 3 năm làm việc tại các tập đoàn quốc tế lớn như Damco, Decathlon, IKEA, Ms. Thủy (Hoàng Minh Thủy) – người sáng lập KISS English, hiểu rõ tầm quan trọng của việc giao tiếp công sở chuyên nghiệp. Đó là lý do tại KISS English, chúng tôi không chỉ dạy tiếng Anh mà còn trang bị cho học viên những kỹ năng mềm thiết yếu, giúp bạn tự tin viết và giao tiếp email thương mại chuẩn chỉnh, chinh phục mọi thử thách trong môi trường làm việc quốc tế.

Cấu Trúc Chung Của Một Email Thương Mại Chuyên Nghiệp

Nắm vững cấu trúc chuẩn mực giúp email của bạn chuyên nghiệp, dễ hiểu và truyền tải thông điệp hiệu quả.

Để một email thương mại phát huy tối đa hiệu quả, nó cần tuân thủ một cấu trúc chuẩn mực. Cấu trúc này không chỉ giúp người đọc dễ dàng nắm bắt thông tin mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp của người gửi. Hãy cùng KISS English tìm hiểu 7 phần không thể thiếu trong một email thương mại:

• Subject Line (Tiêu đề): Ngắn gọn, súc tích và nêu bật nội dung chính.
• Salutation (Lời chào): Lịch sự và phù hợp với mối quan hệ với người nhận.
• Opening (Mở đầu): Giới thiệu mục đích email một cách rõ ràng.
• Body (Nội dung chính): Trình bày thông tin chi tiết, logic và có cấu trúc.
• Closing (Kết thúc): Tóm tắt, kêu gọi hành động hoặc cảm ơn.
• Sign-off (Lời chào kết): Lời chào lịch sự trước chữ ký.
• Signature (Chữ ký): Cung cấp thông tin liên hệ đầy đủ và chuyên nghiệp.

Nắm vững từng phần này sẽ giúp bạn tự tin hơn rất nhiều khi soạn thảo email. Ms. Thủy cũng luôn nhắc nhở học viên tại KISS English rằng, “Viết email cũng như xây nhà, phải có nền móng và cấu trúc vững chắc thì mới đẹp và bền được!”

Subject Line (Tiêu đề): Yếu tố quyết định tỷ lệ mở email

Tiêu đề email (Subject Line) là yếu tố đầu tiên và đôi khi là duy nhất quyết định liệu email của bạn có được mở ra hay không. Một tiêu đề hấp dẫn, rõ ràng sẽ thu hút sự chú ý của người nhận ngay lập tức. Hãy nhớ nguyên tắc KISS – Keep It Simple & Stupid khi viết tiêu đề email: giữ cho nó đơn giản, dễ hiểu và đi thẳng vào vấn đề.

Mẹo viết tiêu đề hiệu quả:

• Ngắn gọn và súc tích: Lý tưởng là dưới 50 ký tự hoặc 5-7 từ.
• Rõ ràng và cụ thể: Người nhận phải biết ngay email nói về điều gì.
• Chứa từ khóa chính: Giúp người nhận dễ dàng tìm kiếm lại email sau này.
• Tạo cảm giác cấp bách (nếu có): Sử dụng các từ như “Urgent”, “Reminder”, “Action Required” một cách có chừng mực.
• Tránh viết HOA toàn bộ: Có thể bị coi là spam hoặc thiếu chuyên nghiệp.
• Cá nhân hóa (nếu phù hợp): Sử dụng tên người nhận hoặc tên công ty.

Ví dụ minh họa:

Tại KISS English, trong các khóa học như VIP English Coaching, Ms. Thủy thường xuyên hướng dẫn học viên cách tối ưu hóa từng chi tiết nhỏ nhất trong giao tiếp, bởi vì đôi khi, một tiêu đề email tốt có thể là điểm khởi đầu cho một cơ hội lớn.

Salutation (Lời chào): Lịch sự và phù hợp với từng đối tượng

Lời chào (Salutation) là phần đầu tiên người nhận đọc sau tiêu đề, nó thiết lập không khí và mức độ trang trọng cho toàn bộ email. Việc lựa chọn lời chào phù hợp là rất quan trọng để thể hiện sự tôn trọng và chuyên nghiệp.

Các dạng lời chào phổ biến:

• Trang trọng (Formal): Khi bạn viết cho người cấp trên, đối tác mới, khách hàng quan trọng, hoặc khi bạn không biết tên người nhận cụ thể.
  • Dear Mr./Ms./Mx. [Last Name], (Phổ biến nhất, an toàn và chuyên nghiệp. Ví dụ: Dear Mr. Smith, Dear Ms. Johnson,)
  • Dear Dr. [Last Name], (Nếu người nhận có học vị Tiến sĩ)
  • Dear [Job Title], (Ví dụ: Dear Hiring Manager, Dear Project Coordinator,)
  • To Whom It May Concern, (Khi bạn không biết tên hoặc chức danh cụ thể của người nhận. Hạn chế sử dụng nếu có thể tìm được tên.)
  • Dear Sir/Madam, (Tương tự như To Whom It May Concern, ngày càng ít dùng vì hơi lỗi thời.)
• Bán trang trọng (Semi-formal): Khi bạn đã có chút quen biết hoặc giao tiếp thường xuyên hơn.
  • Dear [First Name], (Ví dụ: Dear John, Dear Sarah,)
  • Hello [First Name],
  • Hi [First Name],
• Không trang trọng (Informal): Khi bạn viết cho đồng nghiệp thân thiết hoặc những người bạn đã có mối quan hệ làm việc gần gũi.
  • Hi Team, (Gửi cho cả nhóm)
  • Hello Everyone,
  • Hi All,

Mẹo từ Ms. Thủy: “Luôn cố gắng tìm hiểu tên người nhận. Một lời chào cá nhân hóa như ‘Dear Mr. Smith’ sẽ tạo ấn tượng tốt hơn nhiều so với ‘Dear Sir/Madam’. Nếu không chắc chắn về giới tính, hãy dùng ‘Mx.’ hoặc tìm cách gọi chung chung hơn.”

Opening (Mở đầu): Đi thẳng vào vấn đề và mục đích email

Sau lời chào, phần mở đầu (Opening) có nhiệm vụ giới thiệu lý do bạn gửi email. Một đoạn mở đầu rõ ràng và súc tích sẽ giúp người nhận nắm bắt ngay mục đích chính mà không cần phải đọc lướt qua toàn bộ nội dung.

Các câu mở đầu thông dụng và chuyên nghiệp:

• Khi phản hồi một email trước đó:
  • Thank you for your email regarding… (Cảm ơn email của bạn về…)
  • I am writing in response to your inquiry about… (Tôi viết thư này để phản hồi yêu cầu của bạn về…)
  • Further to our conversation/meeting on [date]… (Tiếp theo cuộc trò chuyện/cuộc họp của chúng ta vào ngày [ngày]…)
• Khi bạn là người gửi email đầu tiên:
  • I am writing to you today to inquire about… (Tôi viết thư này hôm nay để hỏi về…)
  • I would like to inform you that… (Tôi muốn thông báo với bạn rằng…)
  • This email is to confirm/request/provide information on… (Email này nhằm xác nhận/yêu cầu/cung cấp thông tin về…)
  • I hope this email finds you well. I am writing to introduce… (Hy vọng bạn vẫn khỏe. Tôi viết thư này để giới thiệu…)
• Khi gửi kèm tài liệu:
  • Please find attached [document name] for your review. (Vui lòng xem tài liệu đính kèm [tên tài liệu].)
  • I have attached [document name] for your reference. (Tôi đã đính kèm [tên tài liệu] để bạn tham khảo.)

Ms. Thủy, với kinh nghiệm dày dặn trong việc giảng dạy tiếng Anh công sở tại KISS English, luôn nhấn mạnh rằng: “Đừng vòng vo! Hãy đi thẳng vào vấn đề ngay từ câu đầu tiên. Thời gian của mọi người đều quý giá.” Điều này không chỉ giúp bạn truyền tải thông điệp hiệu quả mà còn thể hiện sự tôn trọng đối với người nhận.

Body (Nội dung chính): Rõ ràng, súc tích và có cấu trúc

Phần nội dung chính (Body) là nơi bạn truyền tải thông tin chi tiết. Để đảm bảo email của bạn hiệu quả, hãy áp dụng những nguyên tắc sau:

• Trình bày logic: Sắp xếp các ý theo thứ tự hợp lý, từ quan trọng nhất đến ít quan trọng hơn, hoặc theo trình tự thời gian.
• Ngắn gọn và súc tích: Tránh dài dòng, lan man. Mỗi câu nên truyền tải một ý rõ ràng.
• Sử dụng đoạn văn ngắn: Chia nội dung thành các đoạn văn nhỏ để dễ đọc hơn. Mỗi đoạn chỉ nên tập trung vào một ý chính.
• Dùng gạch đầu dòng (bullet points) hoặc đánh số (numbered lists): Đặc biệt hữu ích khi bạn cần liệt kê nhiều thông tin, yêu cầu hoặc câu hỏi. Điều này giúp email trở nên dễ đọc và dễ nắm bắt hơn rất nhiều.
• Ngôn ngữ rõ ràng, đơn giản: Tránh sử dụng biệt ngữ quá phức tạp hoặc từ ngữ quá hoa mỹ nếu không cần thiết. Mục tiêu là để người đọc hiểu thông điệp một cách nhanh nhất.
• Kiểm tra ngữ pháp và chính tả: Một lỗi nhỏ cũng có thể làm giảm tính chuyên nghiệp của bạn.

Ms. Thủy chia sẻ kinh nghiệm giảng dạy tại KISS English: “Trong các khóa học như Bẻ khóa ngữ pháp tiếng Anh (Unlock Your Grammar) hay Listen & Speak Coaching, chúng tôi luôn khuyến khích học viên thực hành xây dựng câu và đoạn văn một cách mạch lạc. Kỹ năng này không chỉ giúp bạn nói trôi chảy mà còn viết email rõ ràng, chuyên nghiệp.”

Ví dụ về cách trình bày nội dung:

Thay vì:

“I wanted to let you know that we have been working on the new project for a while now and we have encountered some challenges with the budget allocation and also the timeline for the deliverables seems to be a bit tight so we might need to adjust it, and also the team is having some issues with resource availability.”

Hãy viết:

“We are making good progress on the new project. However, we have identified a few key areas that require your attention:

• Budget allocation: We need to review the current budget to ensure sufficient funding for critical tasks.
• Project timeline: The current timeline for deliverables appears tight and may require adjustment.
• Resource availability: Our team is facing some challenges with resource allocation.

I would appreciate the opportunity to discuss these points further with you at your earliest convenience.”

Sự khác biệt rõ ràng, phải không? Cách trình bày thứ hai vừa chuyên nghiệp, vừa dễ đọc và dễ nắm bắt thông tin hơn rất nhiều.

Closing (Kết thúc): Kêu gọi hành động hoặc cảm ơn

Phần kết thúc (Closing) của email không chỉ là lời chào tạm biệt mà còn là cơ hội để bạn tóm tắt, kêu gọi hành động (Call to Action – CTA) hoặc bày tỏ sự cảm ơn. Một lời kết chuyên nghiệp sẽ giúp người nhận biết rõ bạn mong muốn điều gì tiếp theo.

Các câu kết thúc phổ biến:

• Khi mong muốn phản hồi hoặc hành động cụ thể:
  • Please let me know if you have any questions. (Vui lòng cho tôi biết nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào.)
  • I look forward to hearing from you soon. (Tôi mong sớm nhận được phản hồi từ bạn.)
  • Kindly advise on the next steps. (Vui lòng cho biết các bước tiếp theo.)
  • Please confirm your availability by [date]. (Vui lòng xác nhận sự có mặt của bạn trước ngày [ngày].)
  • I would appreciate your prompt response. (Tôi rất cảm kích phản hồi sớm của bạn.)
• Khi bày tỏ sự cảm ơn hoặc thiện chí:
  • Thank you for your time and consideration. (Cảm ơn thời gian và sự xem xét của bạn.)
  • Thank you for your cooperation. (Cảm ơn sự hợp tác của bạn.)
  • Your assistance in this matter is greatly appreciated. (Sự hỗ trợ của bạn trong vấn đề này rất được đánh giá cao.)
  • Should you require any further information, please do not hesitate to contact me. (Nếu bạn cần thêm thông tin, đừng ngần ngại liên hệ với tôi.)

Sau câu kết thúc, bạn sẽ dùng một lời chào kết (Sign-off) trước chữ ký. Các lời chào kết phổ biến bao gồm:

• Sincerely, (Rất trang trọng, dùng khi bạn đã dùng “Dear Mr./Ms.”)
• Regards, (Phổ biến, trang trọng vừa phải)
• Best regards, (Thân mật hơn một chút so với “Regards”)
• Kind regards, (Tương tự “Best regards”)
• Yours faithfully, (Rất trang trọng, dùng khi bạn không biết tên người nhận và đã dùng “Dear Sir/Madam”)

Ms. Thủy luôn nhắc nhở học viên tại KISS English rằng: “Một lời kết thúc rõ ràng không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn giúp bạn đạt được mục tiêu giao tiếp. Đừng để người nhận phải đoán xem bạn muốn gì!”

Signature (Chữ ký): Chuyên nghiệp và đầy đủ thông tin liên hệ

Chữ ký email là phần cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, nó cung cấp thông tin liên hệ cần thiết và củng cố hình ảnh chuyên nghiệp của bạn. Một chữ ký email chuẩn chỉnh cần bao gồm các thông tin sau:

• Tên đầy đủ của bạn: (Ví dụ: Hoàng Minh Thủy)
• Chức danh: (Ví dụ: Người sáng lập & CEO, Trưởng phòng Marketing, Chuyên viên kinh doanh)
• Tên công ty/tổ chức: (Ví dụ: KISS English Center)
• Thông tin liên hệ:
  • Số điện thoại (có mã quốc gia nếu giao dịch quốc tế)
  • Email (thường là email đã gửi)
  • Website của công ty (nếu có)
  • Các liên kết mạng xã hội chuyên nghiệp (LinkedIn)
• Logo công ty (tùy chọn): Giúp tăng nhận diện thương hiệu.

Ví dụ chữ ký email chuyên nghiệp:

Sincerely,

Hoàng Minh Thủy (Ms. Thủy)
Founder & CEO
KISS English Center
Email: [email protected]
Phone: (+84) 9XX XXX XXX
Website: www.kissenglish.edu.vn
LinkedIn: linkedin.com/in/hoangminhthuy

Ms. Thủy, người đã có hơn 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực giáo dục và kinh doanh, luôn nhấn mạnh: “Chữ ký email không chỉ là thông tin liên hệ, nó là một phần của thương hiệu cá nhân và doanh nghiệp của bạn. Hãy đảm bảo nó luôn chuyên nghiệp và cập nhật.”

Các Mẫu Email Thương Mại Bằng Tiếng Anh Phổ Biến Nhất

Sau khi đã nắm vững cấu trúc chung của một email thương mại, giờ là lúc chúng ta đi sâu vào các mẫu email thương mại bằng tiếng Anh cụ thể cho từng tình huống. Các mẫu này được thiết kế để bạn có thể dễ dàng điều chỉnh và sử dụng, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chuyên nghiệp. Hãy cùng khám phá những mẫu email thiết yếu mà bạn chắc chắn sẽ cần đến trong công việc hàng ngày.

Mẫu Email Chào Hàng/Giới Thiệu Sản Phẩm/Dịch Vụ

Email chào hàng hoặc giới thiệu sản phẩm/dịch vụ là cơ hội đầu tiên để bạn tạo ấn tượng với khách hàng tiềm năng. Mục tiêu là thu hút sự chú ý, trình bày rõ giá trị bạn mang lại và khuyến khích họ tìm hiểu thêm.

Cấu trúc chung:

• Subject Line: Gây tò mò, nêu lợi ích hoặc giới thiệu sản phẩm/dịch vụ mới.
• Salutation: Cá nhân hóa nếu biết tên.
• Opening: Giới thiệu bản thân/công ty và mục đích email.
• Body:
  • Nêu vấn đề mà khách hàng có thể đang gặp phải.
  • Giới thiệu sản phẩm/dịch vụ là giải pháp.
  • Nhấn mạnh các tính năng nổi bật và lợi ích chính.
  • Cung cấp bằng chứng (nếu có: case study, testimonial).
• Closing: Kêu gọi hành động (đặt lịch hẹn, xem demo, truy cập website).
• Sign-off & Signature.

Ví dụ mẫu Email Chào Hàng:

Subject: Introducing [Your Company Name]'s New [Product/Service] for [Client's Industry/Need]

Dear Mr./Ms. [Client's Last Name],

I hope this email finds you well.

My name is [Your Name] and I am a [Your Title] at [Your Company Name]. We specialize in [briefly describe your company's expertise] and have recently launched our new [Product/Service Name], designed specifically to help businesses like yours [address a specific pain point or achieve a specific goal].

We understand that [Client's Industry] businesses often face challenges with [mention a common challenge]. Our [Product/Service Name] offers a unique solution by [explain a key feature/benefit] which can help you [quantifiable benefit, e.g., "reduce operational costs by 15%" or "increase efficiency by 20%"].

I have attached a brief brochure outlining the key features and benefits of [Product/Service Name]. Would you be open to a quick 15-minute call next week to discuss how [Product/Service Name] could specifically benefit [Client's Company Name]? Please let me know what time works best for you.

Thank you for your time and consideration.

Best regards,

[Your Name]
[Your Title]
[Your Company Name]
[Your Phone Number]
[Your Website]

Ms. Thủy, với kiến thức chuyên sâu về giao tiếp kinh doanh, thường xuyên chia sẻ trong các khóa học Vocabulary Coaching và VIP English Coaching tại KISS English rằng: “Khi chào hàng, hãy tập trung vào lợi ích mà sản phẩm/dịch vụ mang lại cho khách hàng, chứ không chỉ liệt kê các tính năng. Hãy nói ‘bạn’ sẽ được gì, chứ không phải ‘chúng tôi’ có gì.”

Mẫu Email Xác Nhận Đơn Hàng/Cuộc Hẹn

Email xác nhận là một công cụ quan trọng để xây dựng lòng tin và đảm bảo mọi thông tin đều rõ ràng. Dù là xác nhận đơn hàng hay cuộc hẹn, mục tiêu là cung cấp đầy đủ chi tiết và tạo sự yên tâm cho người nhận.

Cấu trúc chung:

• Subject Line: Rõ ràng, bao gồm “Confirmation” và thông tin cụ thể (Order #, Appointment with…).
• Salutation: Cá nhân hóa.
• Opening: Nêu rõ mục đích xác nhận.
• Body:
  • Cung cấp chi tiết cụ thể (số đơn hàng, ngày/giờ/địa điểm cuộc hẹn, sản phẩm, giá cả, phương thức thanh toán…).
  • Các bước tiếp theo (nếu có).
  • Thông tin liên hệ hỗ trợ.
• Closing: Lời cảm ơn hoặc mong muốn hợp tác.
• Sign-off & Signature.

Ví dụ mẫu Email Xác Nhận Cuộc Hẹn:

Subject: Appointment Confirmation: [Your Name] & [Client's Name] - [Date] at [Time]

Dear [Client's Name],

This email is to confirm our meeting scheduled for [Date of Meeting] at [Time] [Time Zone].

We will meet at [Location/Link to Virtual Meeting (e.g., Zoom link)].

The purpose of our meeting is to discuss [briefly state meeting agenda, e.g., "your requirements for the upcoming project" or "the proposal for our new marketing strategy"].

Please let me know if you need to reschedule or if there are any changes on your end.

I look forward to our discussion.

Best regards,

[Your Name]
[Your Title]
[Your Company Name]
[Your Phone Number]

Ms. Thủy thường xuyên nhắc nhở học viên của mình trong các khóa học KISS Daily Talk và VIP English Coaching rằng: “Sự rõ ràng và chính xác là chìa khóa trong email xác nhận. Đừng bao giờ để người nhận phải suy đoán thông tin quan trọng.”

Mẫu Email Phản Hồi Khách Hàng/Giải Quyết Vấn Đề

Khi khách hàng gặp vấn đề hoặc có thắc mắc, email phản hồi là cơ hội để bạn thể hiện sự chuyên nghiệp và tận tâm. Mục tiêu là giải quyết vấn đề một cách hiệu quả, giữ chân khách hàng và duy trì mối quan hệ tốt đẹp.

Cấu trúc chung:

• Subject Line: Tham chiếu vấn đề cụ thể, thể hiện sự phản hồi.
• Salutation: Cá nhân hóa.
• Opening: Cảm ơn khách hàng đã liên hệ, thể hiện sự thấu hiểu.
• Body:
  • Xác nhận đã hiểu vấn đề.
  • Giải thích rõ ràng về nguyên nhân (nếu cần).
  • Đưa ra giải pháp cụ thể hoặc các bước tiếp theo để giải quyết.
  • Xin lỗi (nếu lỗi do công ty).
  • Cung cấp thông tin liên hệ để hỗ trợ thêm.
• Closing: Bày tỏ hy vọng giải quyết được vấn đề, cảm ơn sự kiên nhẫn.
• Sign-off & Signature.

Ví dụ mẫu Email Giải Quyết Vấn Đề:

Subject: Regarding your inquiry about [Product/Service/Order Number] - [Your Company Name]

Dear [Customer's Name],

Thank you for reaching out to us regarding the issue with your [Product/Service/Order Number]. We apologize for any inconvenience this may have caused you.

We have thoroughly investigated the matter, and it appears that [briefly explain the cause of the issue, e.g., "there was a temporary system glitch" or "the wrong item was dispatched from our warehouse"].

To resolve this, we will [clearly state the solution, e.g., "immediately dispatch a replacement order, which should arrive within 3-5 business days" or "issue a full refund to your account within 24 hours"]. You will receive a separate email with tracking details/refund confirmation shortly.

We value your business and are committed to ensuring your satisfaction. Please do not hesitate to contact us directly at [Phone Number] or reply to this email if you have any further questions or concerns.

Thank you for your patience and understanding.

Sincerely,

[Your Name]
Customer Service Team
[Your Company Name]

Ms. Thủy, với kinh nghiệm làm việc tại các tập đoàn quốc tế, biết rằng “phản hồi khách hàng không chỉ là giải quyết vấn đề, mà còn là xây dựng mối quan hệ. Sự chân thành và hiệu quả trong từng email sẽ biến một khách hàng không hài lòng thành một người ủng hộ trung thành.” Kỹ năng này được rèn luyện rất nhiều trong các khóa học thực hành giao tiếp tại KISS English.

Mẫu Email Yêu Cầu Thông Tin/Hợp Tác

Khi bạn cần yêu cầu thông tin hoặc muốn đề xuất một cơ hội hợp tác, email của bạn cần phải rõ ràng, thuyết phục và nêu bật được lợi ích cho cả hai bên. Mục tiêu là nhận được phản hồi mong muốn hoặc mở ra một cuộc thảo luận sâu hơn.

Cấu trúc chung:

• Subject Line: Rõ ràng, nêu bật mục đích (Information Request, Partnership Proposal).
• Salutation: Cá nhân hóa.
• Opening: Giới thiệu bản thân/công ty và mục đích cụ thể của email.
• Body:
  • Giải thích lý do bạn liên hệ.
  • Nêu rõ thông tin bạn cần hoặc đề xuất hợp tác cụ thể.
  • Giải thích lợi ích mà sự hợp tác này có thể mang lại cho đối tác.
  • Cung cấp bất kỳ tài liệu liên quan nào (nếu có).
• Closing: Kêu gọi hành động (cung cấp thông tin, sắp xếp cuộc họp).
• Sign-off & Signature.

Ví dụ mẫu Email Yêu Cầu Hợp Tác:

Subject: Partnership Opportunity: [Your Company Name] & [Recipient's Company Name]

Dear Mr./Ms. [Recipient's Last Name],

I hope this email finds you well.

My name is [Your Name], and I am the [Your Title] at [Your Company Name]. We have been following [Recipient's Company Name]'s work in [Recipient's Industry] with great interest, particularly your recent achievements in [mention a specific achievement or project].

[Your Company Name] specializes in [briefly describe your expertise/service] and we believe there is a significant synergy between our organizations. We are currently exploring opportunities to [describe your partnership goal, e.g., "expand our reach in the [specific market]" or "develop innovative solutions for [specific problem]"].

We envision a potential collaboration where [explain how the partnership would work and what benefits it would bring to both parties, e.g., "your expertise in X combined with our technology in Y could create a unique offering for Z customers"].

Would you be available for a brief call next week to explore this potential partnership further? I am flexible and can work around your schedule.

Thank you for your time and consideration. I look forward to your positive response.

Best regards,

[Your Name]
[Your Title]
[Your Company Name]
[Your Phone Number]
[Your Website]

Ms. Thủy thường xuyên chia sẻ trong các khóa học Pronunciation Coaching và Listen & Speak Coaching rằng, “Khi yêu cầu hay đề xuất, hãy luôn nghĩ về lợi ích của đối phương. Trình bày rõ ràng ‘What’s in it for them?’ sẽ tăng khả năng thành công đáng kể.” Kỹ năng này không chỉ áp dụng cho viết email mà còn trong giao tiếp trực tiếp.

Mẫu Email Cảm Ơn/Theo Dõi (Follow-up)

Email cảm ơn hoặc theo dõi (follow-up) là một phần quan trọng trong giao tiếp kinh doanh, giúp duy trì mối quan hệ, nhắc nhở về các cam kết hoặc đơn giản là thể hiện sự trân trọng. Việc gửi email này kịp thời và chuyên nghiệp sẽ tạo ấn tượng tốt.

Cấu trúc chung:

• Subject Line: Rõ ràng, nhắc lại sự kiện hoặc chủ đề đã thảo luận.
• Salutation: Cá nhân hóa.
• Opening: Cảm ơn về cuộc họp/cuộc trò chuyện hoặc nhắc lại mục đích theo dõi.
• Body:
  • Tóm tắt các điểm chính đã thảo luận hoặc các cam kết đã đưa ra.
  • Nêu rõ các bước tiếp theo hoặc hành động bạn sẽ thực hiện/mong muốn người nhận thực hiện.
  • Đính kèm tài liệu liên quan (nếu có).
• Closing: Bày tỏ mong muốn hợp tác tiếp theo hoặc mong nhận được phản hồi.
• Sign-off & Signature.

Ví dụ mẫu Email Theo Dõi sau Cuộc Họp:

Subject: Following up on our meeting about [Project Name] - [Date]

Dear [Recipient's Name],

Thank you again for taking the time to meet with me yesterday, [Date], to discuss [Project Name]. I truly enjoyed our conversation and appreciate your insights on [mention a specific point discussed].

As discussed, I will be [mention your next action, e.g., "preparing a detailed proposal based on your requirements" or "sending over the requested data by end of day tomorrow"].

To recap, we agreed on the following key points:
<ul>
    <li>[Key point 1]</li>
    <li>[Key point 2]</li>
    <li>[Key point 3]</li>
</ul>
Please let me know if I have missed anything or if you have any further questions. I look forward to our next steps.

Best regards,

[Your Name]
[Your Title]
[Your Company Name]

Ms. Thủy chia sẻ rằng: “Kỹ năng theo dõi là một nghệ thuật. Nó không chỉ giúp bạn không bỏ lỡ cơ hội mà còn thể hiện sự chu đáo và chuyên nghiệp. Tại KISS English, chúng tôi dạy học viên cách biến những email theo dõi thành cơ hội để củng cố mối quan hệ.” Đây là một phần quan trọng trong khóa học VIP English Coaching “Đồng Hành Cùng Bạn Giỏi Tiếng Anh Giao Tiếp Toàn Diện”.

Mẫu Email Thông Báo (Thay đổi chính sách, sự kiện…)

Email thông báo được sử dụng để truyền đạt các thông tin quan trọng như thay đổi chính sách, ra mắt sản phẩm mới, tổ chức sự kiện hoặc bất kỳ tin tức nào cần được công bố rộng rãi. Tính rõ ràng và kịp thời là yếu tố then chốt.

Cấu trúc chung:

• Subject Line: Rõ ràng, nêu bật nội dung thông báo.
• Salutation: Phù hợp với đối tượng (Dear Customers, Dear Team, Hello All).
• Opening: Đi thẳng vào mục đích thông báo.
• Body:
  • Trình bày chi tiết thông tin cần thông báo (ví dụ: loại thay đổi, ngày áp dụng, lý do thay đổi, lợi ích…).
  • Giải thích tác động (nếu có) và những gì người nhận cần làm.
  • Cung cấp thông tin liên hệ để giải đáp thắc mắc.
• Closing: Lời cảm ơn hoặc mong muốn hợp tác.
• Sign-off & Signature.

Ví dụ mẫu Email Thông Báo Thay Đổi Chính Sách:

Subject: Important Update: Changes to Our Shipping Policy Effective [Date]

Dear Valued Customers,

We are writing to inform you of an upcoming change to our shipping policy, which will take effect on [Effective Date]. This update is part of our continuous effort to improve our services and ensure a smoother delivery experience for all our customers.

Key changes include:
<ul>
    <li><strong>New Shipping Rates:</strong> [Briefly explain changes, e.g., "Adjustments to shipping fees for international orders."].</li>
    <li><strong>Expanded Delivery Zones:</strong> [Mention new areas covered, e.g., "We are now offering delivery to three additional countries: X, Y, Z."].</li>
    <li><strong>Improved Tracking System:</strong> [Describe enhancement, e.g., "Our new system provides real-time updates and more accurate delivery estimates."].</li>
</ul>
You can find the full details of our updated shipping policy on our website at [Link to Policy Page].

We understand that changes can sometimes require adjustment, and we are here to assist you. If you have any questions or require further clarification, please do not hesitate to contact our customer support team at [Phone Number] or reply to this email.

Thank you for your continued trust and support.

Sincerely,

The Team at [Your Company Name]
[Your Website]

Ms. Thủy nhấn mạnh trong các buổi đào tạo tại KISS English rằng: “Khi thông báo, hãy luôn đặt mình vào vị trí của người nhận. Họ cần biết điều gì, tại sao và điều đó ảnh hưởng đến họ như thế nào. Sự minh bạch và rõ ràng là chìa khóa để duy trì sự tin cậy.”

Từ Vựng & Cụm Từ Hữu Ích Trong Email Thương Mại

Mở rộng vốn từ vựng giúp bạn viết email trôi chảy, chuyên nghiệp và tự tin hơn trong mọi tình huống giao tiếp.

Để viết email thương mại trôi chảy và chuyên nghiệp, việc sở hữu một vốn từ vựng phong phú và các cụm từ hữu ích là vô cùng quan trọng. Dưới đây là một số từ và cụm từ bạn nên ghi nhớ:

1. Mở đầu & Giới thiệu:

• I hope this email finds you well. (Hy vọng bạn vẫn khỏe.)
• I am writing to inquire about… (Tôi viết thư để hỏi về…)
• I am writing in reference to… (Tôi viết thư này để tham chiếu đến…)
• Thank you for your prompt response. (Cảm ơn phản hồi nhanh chóng của bạn.)
• Further to our conversation/meeting… (Tiếp theo cuộc trò chuyện/cuộc họp của chúng ta…)

2. Yêu cầu & Đề xuất:

• Could you please…? (Bạn có thể vui lòng…?)
• I would appreciate it if you could… (Tôi sẽ rất cảm kích nếu bạn có thể…)
• Would you be so kind as to…? (Bạn có thể vui lòng…?)
• We would like to propose… (Chúng tôi muốn đề xuất…)
• I suggest that we… (Tôi đề xuất rằng chúng ta…)

3. Đính kèm & Tham chiếu:

• Please find attached… (Vui lòng xem đính kèm…)
• I have attached… for your review. (Tôi đã đính kèm… để bạn xem xét.)
• As per our discussion… (Theo như cuộc thảo luận của chúng ta…)
• For your reference… (Để bạn tham khảo…)

4. Thông báo & Giải thích:

• I would like to inform you that… (Tôi muốn thông báo với bạn rằng…)
• Please be advised that… (Xin lưu ý rằng…)
• We regret to inform you that… (Chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng…)
• The reason for this is… (Lý do cho việc này là…)

5. Kết thúc & Kêu gọi hành động:

• I look forward to hearing from you. (Tôi mong sớm nhận được phản hồi từ bạn.)
• Please do not hesitate to contact me if… (Đừng ngần ngại liên hệ với tôi nếu…)
• Your prompt attention to this matter would be greatly appreciated. (Sự quan tâm kịp thời của bạn đến vấn đề này sẽ rất được đánh giá cao.)
• Thank you for your cooperation. (Cảm ơn sự hợp tác của bạn.)

Ms. Thủy, tác giả bộ sách tiếng Anh “BOOM English” đã bán hơn 20.000 bản, và là chủ biên hơn 20 khóa học tiếng Anh online tại KISS English, luôn nhấn mạnh tầm quan trọng của việc học từ vựng theo ngữ cảnh. “Trong khóa học Vocabulary Coaching “Đồng Hành Cùng Bạn Giỏi Từ Vựng Tiếng Anh”, chúng tôi không chỉ cung cấp danh sách từ mà còn hướng dẫn cách sử dụng chúng một cách tự nhiên và chính xác trong các tình huống giao tiếp thực tế, đặc biệt là trong môi trường công sở.”

Những Lỗi Thường Gặp Khi Viết Email Thương Mại & Cách Khắc Phục

Ngay cả những người bản xứ cũng có thể mắc lỗi khi viết email, vì vậy đừng lo lắng nếu bạn cũng vậy! Điều quan trọng là nhận biết và học cách khắc phục. Dưới đây là những lỗi thường gặp nhất khi viết email thương mại bằng tiếng Anh mà Ms. Thủy đã đúc kết từ kinh nghiệm giảng dạy cho hơn 20.000 học viên tại KISS English:

1. Lỗi ngữ pháp và chính tả:

• ❌Vấn đề: Gây ấn tượng thiếu chuyên nghiệp, khó hiểu thông điệp.
• ✅Cách khắc phục:
  • Luôn đọc lại email nhiều lần trước khi gửi.
  • Sử dụng công cụ kiểm tra ngữ pháp (Grammarly, Ginger).
  • Nhờ đồng nghiệp hoặc bạn bè có kinh nghiệm kiểm tra hộ.
  • Tham gia các khóa học ngữ pháp chuyên sâu như Bẻ khóa ngữ pháp tiếng Anh (Unlock Your Grammar) tại KISS English để xây dựng nền tảng vững chắc.

2. Tiêu đề không rõ ràng hoặc gây hiểu lầm:

• ❌Vấn đề: Email có thể bị bỏ qua hoặc xóa mà không được đọc.
• ✅Cách khắc phục: Nêu rõ mục đích email, ngắn gọn, chứa từ khóa chính.

3. Thiếu lời chào hoặc lời chào không phù hợp:

• ❌Vấn đề: Thiếu lịch sự, tạo ấn tượng không tốt.
• ✅Cách khắc phục: Luôn dùng lời chào phù hợp với đối tượng và mức độ trang trọng của email. Cố gắng tìm tên người nhận.

4. Nội dung dài dòng, lan man, thiếu cấu trúc:

• ❌Vấn đề: Người đọc mất thời gian, khó nắm bắt thông tin chính.
• ✅Cách khắc phục:
  • Đi thẳng vào vấn đề.
  • Sử dụng đoạn văn ngắn, gạch đầu dòng để trình bày ý.
  • Sắp xếp thông tin một cách logic.

5. Thiếu kêu gọi hành động (Call to Action – CTA):

• ❌Vấn đề: Người nhận không biết phải làm gì tiếp theo, email không đạt được mục đích.
• ✅Cách khắc phục: Luôn kết thúc email bằng một CTA rõ ràng, cho biết bạn mong muốn người nhận làm gì.

6. Văn phong quá thân mật hoặc quá cứng nhắc:

• ❌Vấn đề: Không phù hợp với môi trường kinh doanh, gây khó chịu cho người nhận.
• ✅Cách khắc phục: Điều chỉnh văn phong tùy theo mối quan hệ với người nhận và văn hóa công ty. Hãy luôn giữ sự chuyên nghiệp nhưng vẫn thân thiện.

Ms. Thủy, với kinh nghiệm 3 năm làm việc tại các tập đoàn quốc tế, biết rằng “Một email tốt không chỉ là không có lỗi, mà còn phải hiệu quả. Tại KISS English, chúng tôi không chỉ sửa lỗi ngữ pháp mà còn rèn luyện tư duy viết email chiến lược cho học viên, giúp họ tự tin giao tiếp và đạt được mục tiêu trong công việc.”

Nâng Cao Kỹ Năng Viết Email Thương Mại Cùng KISS English

KISS English đồng hành cùng bạn chinh phục kỹ năng viết email thương mại chuẩn quốc tế với phương pháp Keep It Simple & Stupid.

Bạn đã thấy tầm quan trọng của việc viết email thương mại bằng tiếng Anh chuyên nghiệp. Nhưng làm thế nào để thực sự thành thạo kỹ năng này một cách nhanh chóng và hiệu quả? Tại KISS English, chúng tôi cam kết mang đến cho bạn lộ trình học tập tối ưu nhất.

Với phương châm Keep It Simple & Stupid (KISS), KISS English tin rằng việc học tiếng Anh phải đơn giản, dễ hiểu và thực tế. Chúng tôi không chỉ dạy bạn ngữ pháp hay từ vựng khô khan, mà còn tập trung vào việc áp dụng chúng vào các tình huống giao tiếp thực tế, đặc biệt là trong môi trường công sở.

Lợi ích khi học viết email thương mại tại KISS English:

• Phương pháp giảng dạy thực tế: Bạn sẽ được thực hành viết và phân tích các mẫu email thực tế, nhận phản hồi chi tiết từ giáo viên.
• Chương trình học đa dạng:
  • KISS Daily Talk: Nâng cao khả năng giao tiếp hàng ngày, tạo nền tảng vững chắc.
  • START Your English: Dành cho người mới bắt đầu, xây dựng sự tự tin từ những viên gạch đầu tiên.
  • VIP English Coaching “Đồng Hành Cùng Bạn Giỏi Tiếng Anh Giao Tiếp Toàn Diện”: Chương trình kèm 1-1 chuyên sâu, cá nhân hóa lộ trình học, giúp bạn phát triển toàn diện kỹ năng giao tiếp và viết email công sở.
  • Pronunciation Coaching “Đồng Hành Cùng Bạn Giỏi Phát Âm Tiếng Anh”: Giúp bạn tự tin hơn khi giao tiếp qua điện thoại hoặc video call, tránh hiểu lầm.
  • Listen & Speak Coaching “Đồng Hành Cùng Bạn Giỏi Nghe Nói Tiếng Anh”: Phát triển kỹ năng nghe hiểu và phản xạ nói, bổ trợ rất tốt cho việc hiểu ý đối tác khi giao tiếp trực tiếp hoặc qua điện thoại, từ đó viết email chính xác hơn.
  • Vocabulary Coaching “Đồng Hành Cùng Bạn Giỏi Từ Vựng Tiếng Anh”: Mở rộng vốn từ vựng chuyên ngành, giúp bạn diễn đạt ý tưởng một cách tinh tế và chuẩn xác trong email.
• Đội ngũ giảng viên chuyên môn cao: Dẫn dắt bởi Ms. Thủy (Hoàng Minh Thủy), người sáng lập KISS English, với hơn 8 năm kinh nghiệm giảng dạy và 3 năm làm việc tại các tập đoàn quốc tế. Ms. Thủy là chủ biên 20 khóa học tiếng Anh online với hơn 20.000 học viên và là tác giả bộ sách “BOOM English” bán chạy. Bạn sẽ được học những mẹo và kinh nghiệm thực chiến từ một chuyên gia có tầm ảnh hưởng lớn trên các nền tảng như TikTok (@msthuy 1,7 triệu followers), YouTube “KISS English Center” (600.000 subscribers) và Facebook “KISS English” (570.000 followers).
• Linh hoạt về hình thức học: KISS English cung cấp cả khóa học Online và Offline, phù hợp với mọi nhu cầu và lịch trình bận rộn của học viên.

Đừng để rào cản ngôn ngữ cản trở sự nghiệp của bạn. Hãy để KISS English đồng hành cùng bạn trên hành trình chinh phục tiếng Anh, giúp bạn tự tin làm chủ mọi email thương mại và mở ra những cơ hội mới trong công việc. Đăng ký ngay một buổi tư vấn miễn phí để khám phá lộ trình học phù hợp nhất với bạn!

Viết email thương mại bằng tiếng Anh không chỉ là một kỹ năng, mà là một nghệ thuật đòi hỏi sự kết hợp giữa kiến thức ngôn ngữ, văn hóa giao tiếp và sự tinh tế. Nắm vững các mẫu email thương mại bằng tiếng Anh chuẩn chỉnh, từ cấu trúc đến từng từ vựng, sẽ giúp bạn tự tin hơn, chuyên nghiệp hơn và mở ra nhiều cơ hội thành công trong sự nghiệp.

Tại KISS English, chúng tôi hiểu rõ những thách thức mà bạn đang đối mặt và cam kết cung cấp một môi trường học tập hiệu quả, thực tế, giúp bạn không chỉ viết email giỏi mà còn giao tiếp tiếng Anh trôi chảy và tự tin trong mọi tình huống. Với phương pháp Keep It Simple & Stupid và sự dẫn dắt của Ms. Thủy, bạn sẽ nhanh chóng bẻ khóa tiếng Anh công sở. Đừng chần chừ, hãy liên hệ với KISS English ngay hôm nay để bắt đầu hành trình nâng tầm kỹ năng tiếng Anh và chinh phục mọi mục tiêu nghề nghiệp của bạn!

Đăng ký học miễn phí ngay!