Mẫu Email Thương Mại Bằng Tiếng Anh 2022
Trong bài viết này, KISS English sẽ gửi đến bạn mẫu email thương mại bằng tiếng Anh cực chuẩn. Hãy theo dõi nhé!
Xem video KISS English hướng dẫn chủ đề gọi điện ở công sở cực hay dưới đây:
Ngày nay, trong kinh doanh thương mại, việc sử dụng email để trao đổi thông tin là vô cùng phổ biến. Bài viết dưới đây, KISS English sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách viết email thương mại và gửi đến bạn mẫu email thương mại bằng tiếng Anh cực hay. Cùng theo dõi nhé!
Nội dung:
Cách Viết Email Thương Mại Bằng Tiếng Anh
Một email thông thường cần đảm bảo những yếu tố sau:
Letterhead – Phần đầu thư
Phần này bao gồm các thông tin liên lạc của người gửi:
- Tên người gửi.
- Địa chỉ (tên đường, thành phố, quốc gia).
- Số điện thoại và địa chỉ email.
Date – Ngày tháng
Ngày tháng sẽ được trình bày theo định dạng: [Tháng] [Ngày], [Năm]. Vd: 20th, 2022
Inside address – Địa chỉ người nhận
- Phần địa chỉ người nhận chỉ có trong dạng thư formal.
- Bao gồm thông tin liên lạc của người nhận thư: họ tên người nhận, chức vụ, tên công ty, địa chỉ, điện thoại và email liên lạc (nếu có).
Mở đầu – Beginning
- Trường hợp 1: Khi đã biết tên người nhận, viết thư Tiếng Anh gửi cho 1 hoặc 2 người:
- Dear [Tên],
- Dear [Tên1] and [Tên2],
- Hello [Tên],
- Hi [Tên],
Trường hợp viết thư cho người nước ngoài, hãy chào hỏi bằng Last name (Họ). Ví dụ: Gửi cho người đàn ông tên Brian Davies thì mở đầu email là Dear Mr.Davies.
Nếu là người Việt, bạn cần gọi bằng họ tên hoặc tên riêng. Ví dụ: Dear Mrs. Vu Ha Vy or Dear Mrs. Vy.
- Trường hợp 2: Khi không rõ tên người nhận:
- Dear Sir,
- Dear Madam,
- Hello,
- Dear Hiring Manager,
- Greetings,…
- Trường hợp 3: Thư gửi nhiều hơn 3 người:
- Hello everyone,
- Hi team,
- Hello all,
- Good morning/afternoon/evening,
Sau lời chào, bạn nên có những câu hỏi thăm để tạo sự thoải mái cho người đọc và dẫn dắt vào chủ đề.
Ví dụ:
- I hope this finds you well. (Tôi hy vọng bạn giữ gìn sức khỏe thật tốt)
- Hope all is well. (Hy vọng mọi người đều khỏe)
- Hope you had a terrific weekend. (Hy vọng bạn đã có 1 tuần làm việc tốt đẹp)
- Thank you so much for getting back to me. (Cảm ơn vì đã phản hồi)
Nội dung chính – Body
Bạn cần đảm bảo các ý sau:
- Đưa ra lý do và mục đích viết thư
- Trình bày sự việc, vấn đề chính cần được giải quyết
- Thể hiện mong muốn và nguyện vọng
Trình bày lý do viết thư
Trường hợp 1: Viết email để trả lời cho ai đó
- Thanks for contacting … (Cảm ơn vì đã liên hệ với …)
- I’m writing to reply to your…(Tôi viết email này để phản hồi về…)
- I am very happy to receive your email. (Tôi rất vui vì đã nhận được email của bạn)
Trường hợp 2: Cách viết email bằng Tiếng Anh khi bạn là người chủ động
I am writing to confirm … (Tôi viết thư để xác nhận việc đặt vé/ để đặt phòng khách sạn)
I am writing in connection with… (Tôi viết thư này để nói về thông tin liên quan đến…)
Đề cập tới nội dung chính:
Có một số nội dung chính thường gặp khi viết thư thương mại đó là:
1. Making a request/ asking for information (Thực hiện một yêu cầu/ hỏi thêm thông tin)
Ví dụ:
- I would appreciate it if you could please send me your price list. (Tôi rất cảm ơn bạn nếu bạn gửi tôi bảng giá.)
- Could you please let me know if you send me sample (Bạn có thể cho tôi biết nếu bạn gửi tôi hàng mẫu)
2. Offering help/ giving information (Đề nghị giúp đỡ/ cung cấp thông tin)
Ví dụ:
- We are willing to … (Chúng tôi rất sẵn lòng …)
- Should you need any further information, please contact … (Nếu bạn cần bất kỳ thông tin nào, vui lòng liên hệ …)
- We regret to inform you that … (Chúng tôi rất tiếc thông báo với bạn rằng …)
3. Complaining (Phàn nàn)
Ví dụ:
- I am writing to express my dissatisfaction with … (Tôi viết thư này để bày tỏ sự không hài lòng với …)
- I am writing to complain about … (Tôi viết thư này để phàn nàn về …)
4. Apologizing (Xin lỗi)
Ví dụ:
- We would like to apologize for any inconvenience caused (Chúng tôi muốn gửi lời xin lỗi vì những bất tiện mà chúng tôi đã gây ra)
- Please let us know what we can do to compensate you for the damages caused (Làm ơn hãy cho chúng tôi biết chúng tôi có thể làm gì để bồi thường những thiệt hại mà chúng tôi đã gây ra)
5. Attaching files (Đính kèm tệp)
- Please find attached the file you requested (Vui lòng tìm tài liệu bạn cần trong phần đính kèm)
- I am sending you the contract as an attachment (Tôi đã gửi cho bạn hợp đồng trong phần tài liệu đính kèm)
Kết thúc – Ending
Thể hiện sự mong chờ nhận phản hồi từ phía người nhận. Một số mẫu câu:
- I look forward to hearing from you soon (Mong sớm nhận được phản hồi từ bạn)
- For further information, please do not hesitate to contact me (Để biết thêm thông tin, xin vui lòng liên hệ với tôi)
- I look forward to hearing from you soon (Mong sớm nhận được sự phản hồi từ bạn)
Một số cụm từ kết thư phổ biến:
- Best,
- Best regards,
- Best wishes,
- Kind regards,
- Warm wishes,
- Thanks again,
- Many thanks,
- With appreciation,
- With gratitude,
- Yours sincerely,
- Respectfully,
- All the best,
Tránh sử dụng các từ sau khi viết thư thương mại:
- Your friend,
- Cheers,
- Love,
- Talk soon,
- See ya,
- See ya later,
- See you,
Lưu ý
- Sử dụng từ ngữ trang trọng, không sử dụng tiếng lóng (wanna, kid, dad, mate,..)
- Khéo léo diễn đạt dù đang tức giận, dùng Dear ở đầu thư, và dùng please khi muốn yêu cầu.
- Diễn đạt mạch lạc, dễ hiểu. Không dùng mẫu câu phức tạp, tránh gây hiểu lầm cho người nhận.
- Ghi tiêu đề ngắn gọn, rõ ràng. Tránh các lỗi như: hoàn toàn không có tiêu đề; viết tiêu đề của bạn trong một câu dài, chỉ một từ “Re: …” hoặc quá ngắn.
Mẫu Email Thương Mại Bằng Tiếng Anh
Sau khi tham khảo hướng dẫn cách viết email trên, bạn hãy tham khảo một số mẫu email thương mại bằng tiếng Anh dưới đây:
Mẫu 1
Mẫu thư yêu cầu yêu cầu nhà cung cấp gửi catalogue, khuyến mại và bảng giá:
Cuisines Morreau S.A.
1150 Boulevard Calbert
F-54015 Nancy Cedex
Tel: +33 3 567349
Fax: +33 3 567350
Our ref: JFM/PS
28 June 2005
Sales Manager
Steam Co.,Ltd
Via di Pietra Papa
Rome 00146
Italy
Dear Sir or Madam,
We are a large home appliance retailer in Zurich. We were impressed by your advertisement of oven to table ware in the May edition of International Homes, and would like to be a retailer selling your product in my shop.
We would be grateful if you could send us your current catalogue and price list.
As we intend to place a large order, we would expect a 20% trade discount off ex-work prices, plus a 10% quantity discount if I place an order of over $10,000. I require delivery within two months of placing an order.
If you can agree to the terms we have asked for, we will place further orders with you in the future.
We look forward to hearing from you soon.
Yours faithfully,
Mẫu 2
Mẫu thư phản hồi xin lỗi về giao hàng chậm:
Consignment no. AWB 4156/82
Thank you for your letter of 15 June concerning late delivery of the above consignment.
We understand how important prompt deliveries are to our customers. However, the two orders you mentioned were sent to our factory rather than our administrative offices at the above address.
We would like to take this opportunity of reminding you that to avoid delay in future all orders should be sent to our office address. I trust that this will clarify the situation, and look forward to continuing good trading with you.
Your sincerely,
Hiro Toda
Sales Manager
Đừng quên tham khảo bài chia sẻ của Ms Thủy chia sẻ bí quyết chinh phục tiếng Anh dễ dàng:
Lời Kết
Hy vọng mẫu email thương mại bằng tiếng Anh trên sẽ giúp bạn hình dung rõ hơn về cách viết email thương mại cho đối tác. Hãy nghiên cứu kỹ lưỡng và thực hành bạn nhé! Chúc bạn thành công!
