Sách Kỹ Năng Viết Email Bằng Tiếng Anh (Siêu Hay)
Bài viết dưới đây, KISS English sẽ gửi đến bạn thông tin top những cuốn sách kỹ năng viết email bằng tiếng Anh hay nhất. Cùng theo dõi nhé!
Cùng KISS English học cách viết email xin việc cực đơn giản:
Trong môi trường làm việc có yếu tố quốc tế, việc trao đổi các nội dung liên quan đến công việc bằng email là vô cùng phổ biến bởi tính tiện lợi của nó. Bài viết dưới đây, KISS English sẽ gửi đến bạn các lưu ý khi viết email kèm tổng hợp các sách kỹ năng viết email bằng tiếng Anh siêu hay. Cùng theo dõi nhé!
Nội dung:
Tổng Hợp Kỹ Năng Viết Email Bằng Tiếng Anh
1. Cấu trúc
Trước tiên, bạn cần nắm cấu trúc của một email hoàn chỉnh:
- Greeting – Chào hỏi
- Opening comment – Câu chào hỏi ban đầu
- Introduction – Giới thiệu: Nêu lí do viết thư
- Main point – Nội dung chính: Đề cập đến vấn đề cần thông báo/trao đổi. Có thể là một hay nhiều đoạn văn.
- Concluding sentence – Kết thúc: Nêu những gì bạn mong đợi từ người nhận thư, có thể là yêu cầu sớm phản hồi hay đề nghị gặp mặt,…
- Signing of – Chào kết thư
2. Chi tiết
Phần mở đầu
- Trường hợp 1: Viết thư Tiếng Anh gửi cho 1 hoặc 2 người:
- Dear [Tên],
- Dear [Tên1] and [Tên2],
- Hello [Tên],
- Hi [Tên],
Mrs được dùng cho người nhận là phụ nữ đã kết hôn. Miss được dùng cho phụ nữ chưa lập gia đình.
- Trường hợp 2: Khi bạn không rõ tên người nhận thì lời chào mở đầu thư Tiếng Anh là:
- Dear Sir,
- Dear Madam,
- Hello
- Dear Sir / Dear Madam
- Trường hợp 3: Thư gửi nhiều hơn 3 người:
- Hello everyone,
- Hi team,
- Hello all,
- Good morning/afternoon/evening,
Câu chào hỏi ban đầu
Sau lời chào, bạn có gửi lời chúc/lời cảm ơn đến phía bên nhận thư để tạo sự thân mật hơn. Một số mẫu câu phổ biến:
- I hope you are still doing well. (Tôi hy vọng bạn vẫn khỏe)
- I hope this finds you well. (Tôi hy vọng bạn giữ gìn sức khỏe thật tốt)
- Hope all is well. (Hy vọng mọi người đều khỏe)
- Thank you for the email dated March 10th. (Cảm ơn vì email của bạn ngày 10/4).
- Thank you so much for getting back to me. (Cảm ơn vì đã phản hồi)
Giới thiệu: Nêu lí do viết thư
Mẫu câu thường dùng:
| Cung cấp thông tin | I am writing to let you know aboutI would like to let you know that… I am attaching some information on… |
| Hỏi thông tin | I have a few question about… I would like to learn more about… |
| Yêu cầu | Please let me know… Could you tell me I’d like to request… |
| Phàn nàn | I am writing to let you know about… I am writing to complain about a problem with… |
| Xin lỗi | I would like to apologize for the inconvenience you have suffered. |
Nội dung chính
Ở phần này, bạn đề cập một cách ngắn gọn thông tin/vấn đề chính bạn muốn gửi đến người nhận. Tùy vào thông tin bạn muốn truyền đạt mà sẽ có cách diễn giải khác nhau.
Ví dụ:
Nội dung chính về email hỏi thông tin đơn hàng mối quan hệ B2B (business to business):
- I have a few questions about your order. First, our website was under maintenance, so I missed your address. Next, we deliver all day every week. I wonder if you can receive your order on Sunday? Next, we have express delivery service within 3 days. You only need to pay an extra 20 dollars to use this service. Do you want to use it?
Nội dung chính về email cung cấp thông tin về dịch vụ từ 1 khách sạn gửi đến khách hàng:
I have just received your email of November 20 concerning hotel availability.
- I would like to give you some information about room availability at our hotel. In the next month, the Suite and Luxury rooms are available. We offer a 20% discount on room rate for guests who book 10 days in advance. Could you tell me your check in date, so we can send you more hotel availability information?
Kết thư và ký tên
Bạn nên viết thêm các câu để khuyến khích người nhận sớm hồi âm thư như sau:
- I’m looking forward to receiving your early reply.
- I look forward to hearing from you soon!
- If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know
Một số cụm từ kết thư phổ biến:
- Best,
- Best regards,
- Best wishes,
- Kind regards,
- Many thanks,
- Yours sincerely,
- Respectfully,
- All the best,
Sau khi kết thư, bạn ký tên (có thể ghi kèm chức vụ của mình nếu cần).
3. Một số lưu ý
Trong quá trình viết email, bạn cần chú ý một số điều sau:
- Không viết tắt, sử dụng tiếng lóng
- Diễn tả mạch lạc, sử dụng cấu trúc câu đơn giản, tránh dùng cấu trúc và từ ngữ phức tạp
- Kiểm tra kỹ càng tên, địa chỉ email người nhận
Top 3 Sách Kỹ Năng Viết Email Bằng Tiếng Anh Cực Hay
1. English for Emails của Oxford
- English for Emails bao gồm hướng dẫn chi tiết cách viết và trả lời thư yêu cầu, trao đổi thông tin, xác nhận … Cuối sách có bài kiểm tra để người học tự kiểm tra lại kiến thức của mình. Sách có kèm theo phần audio hướng dẫn để bạn học dễ dàng hơn.
- Link download: English for Emails
2. Business Writing
- Quyển sách bao gồm: hướng dẫn quy trình chi tiết từng bước một để viết một email trong công việc (Business Letter); những lưu ý và lỗi thường mắc phải (được sắp xếp theo thứ tự Alphabet.) khi viết email; checklist và nhiều email mẫu cho những tình huống thường gặp: email xin việc, email phàn này, báo cáo…
- Link download: Business Writing
3. Easy Email Writing – Viết email thật dễ dàng
- Sách cung cấp cho bạn kiến thức cơ bản về email, cấu trúc thường được sử dụng khi viết email và hướng dẫn bạn cách viết email trong nhiều trường hợp (để ứng tuyển vào vị trí nào đó trong một công ty, để lên lịch cuộc họp, đặt hàng). Sách được trình bày trình bày ngắn gọn, dễ hiểu kèm nhiều bài tập thực hành sẽ giúp bạn nhanh chóng làm chủ được kỹ năng viết email bằng tiếng Anh.
Tham khảo: Mẫu Email Thương Mại Bằng Tiếng Anh 2022
Cùng KISS English học cách viết email phản hồi thư mời nhận việc chuyên nghiệp:
Tham khảo: Hoàng Minh Thủy và khát vọng xóa bỏ rào cản tiếng Anh cho người Việt:
Lời Kết
Hy vọng bài viết trên đã giúp bạn hiểu hơn về cách viết email và tìm ra những cuốn sách kỹ năng viết email bằng tiếng anh phù hợp với bản thân. Hãy chăm chỉ luyện tập để sớm thành thạo viết email bằng tiếng Anh bạn nhé! Chúc bạn thành công!
