Cách Trả Lời Thư Mời Phỏng Vấn Tiếng Anh (Dễ Hiểu Nhất)

Hôm nay, KISS English sẽ hướng dẫn bạn cách cách trả lời thư mời phỏng vấn tiếng Anh chuyên nghiệp, ấn tượng nhất. Hãy theo dõi nhé!

Xem video KISS English hướng dẫn cách trả lời thư mời nhận việc bằng tiếng Anh cực hay dưới đây. Bấm nút Play để xem ngay:

Sau khi vượt qua vòng lọc CV, bạn sẽ nhận được thư mời phỏng vấn của nhà tuyển dụng và bạn cần trả lời, xác nhận bức thư đó. Đây là bước nhỏ trong quá trình ứng tuyển nhưng nếu bạn thể hiện sự cẩn thận, chuyên nghiệp thì sẽ gây ấn tượng không nhỏ với bên tuyển dụng. Vậy bạn đã biết cách trả lời thư mời phỏng vấn tiếng Anh sao cho chuyên nghiệp chưa. Nếu chưa, hãy cùng tham khảo ngay bài chia sẻ dưới đây nhé!

3 Lưu Ý Khi Trả Lời Thư Mời Phỏng Vấn

Khi trả lời thư mời phỏng vấn, bạn cần lưu ý những điều sau:

• Thời điểm trả lời thư mời phỏng vấn: Bạn nên thu xếp và phản hồi, xác nhận lại thư mời phỏng vấn sớm nhất có thể, có thể là ngay sau khi nhận được thư mời của bên tuyển dụng hay sau cuộc gọi mời phỏng vấn. Việc này giúp nhà tuyển dụng nắm bắt được thông tin, sắp xếp phù hợp cũng như giúp bạn kịp thời trao đổi những thắc mắc (nếu có).
• Trình bày thư đầy đủ thông tin, ngôn từ mạch lạc, đúng chính tả, lịch sự, thể hiện sự chuyên nghiệp. Đặc biệt, khi trả lời thư mời phỏng vấn bằng tiếng Anh, bạn nên sử dụng cấu trúc, câu từ thông dụng, dễ hiểu, không cần thiết dùng cấu trúc phức tạp, câu từ hoa mỹ.
• Trường hợp bạn không thể tham gia cuộc phỏng vấn do có nhiều lịch bận khác hay đã có hẹn với nhiều nhà tuyển dụng khác hoặc đã trúng tuyển vào 1 vị trí yêu thích, bạn cũng cần phản hồi thư của nhà tuyển dụng để họ biết được thông tin. Nếu bạn không phản hồi, cũng không phỏng vấn, rất có thể hồ sơ của bạn sẽ bị liệt kê vào “danh sách đen” của các nhà tuyển dụng, gây khó khăn cho quá trình ứng tuyển của bạn sau này.

Cách Trả Lời Thư Mời Phỏng Vấn Tiếng Anh Chuyên Nghiệp

Để tránh bị sót thông tin hay bố cục không mạch lạc khi trả lời thư mời phỏng vấn tiếng Anh, bạn nên xem kỹ hướng dẫn dưới đây nhé!

a, Chấp nhận lời mời phỏng vấn

Tiêu đề thư

• Mẫu tiêu đề: [Interview Confirmation + Vị trí ứng tuyển] – [Tên bạn]
• Ví dụ: Interview Confirmation Purchasing Officer – Đỗ Hương Giang
• Nhà tuyển dụng nhận được rất nhiều thư ứng tuyển từ nhiều vị trí khác nhau. Vì vậy, nếu bức thư bạn gửi đến không có tiêu đề, họ sẽ khó biết bạn muốn ứng tuyển hay xác nhận thông tin gì và khả năng cao là thư của bạn sẽ bị bỏ qua hoặc đưa vào thư rác.

Sau đây là những nội dung cần có bên trong bức thư:

Lời chào đầu thư

Ở bất kỳ bức thư nào, chúng ta cũng nên có lời chào đối với người nhận để thể hiện phép lịch sự và tôn trọng họ. Đối với bức thư trả lời bằng tiếng Anh, bạn có thể tham khảo lời chào như sau:

Nếu bạn chưa biết rõ về thông tin người tuyển dụng:

• Dear Sir/Madam
• Dear + Tên công ty
• Ví dụ: Dear ABC Company Limited

Nếu đã biết thông tin người tuyển dụng:

Dear Mr/Ms + [Tên người tuyển dụng] + [Chức vụ của họ] + [Tên công ty]

• Ví dụ: Dear Mr.Smith – Sales Manager of ABC Company,

Lời cảm ơn

Đừng quên gửi lời cảm ơn đến nhà tuyển dụng bạn nhé. Lời cảm ơn sẽ giúp người nhận thư có thiện cảm hơn với bức thư của bạn đó! Tham khảo 1 số mẫu câu dưới đây:

• Thank you for giving me the opportunity to join the interview for the position of Purchasing Office.
• Thank you very much for the invitation to interview for the position of Purchasing Office!
• I am very happy to receive the invitation interview from your company for the position of Purchasing Office.

Xác nhận lịch thông tin và phỏng vấn

• I would like to confirm that I will participate in the interview with Mr. Smith at 9:00 am on April 28, 2022 at the office of the company.
• I’m writing this letter to confirm that I will participate in the interview with Mr. Smith at 9:00 am on April 28, 2022 at the office of the company.

Thắc mắc (nếu có)

• Nếu bạn chưa rõ bất kì thông tin gì liên quan đến buổi phỏng vấn như địa điểm, giấy tờ cần mang,… thì đừng quên đặt câu hỏi để có thể nhận được thông tin và chuẩn bị cho buổi phỏng vấn 1 cách tốt nhất nhé!

Lời chào và ký tên

Trước khi gửi lời chào, bạn có thể thêm I look forward to hearing from you, (tôi rất mong nhận được phản hồi từ bạn).

Một số cách chào kết thư phổ biến:

• [Yours faithfully,] nếu bạn bắt đầu lời chào bằng Dear Sir/Madam
• [Yours sincerely,] nếu bạn bắt đầu lời chào bằng tên nhà tuyển dụng
• Một số cách chào khác: Yours, Best Regard,…

(Tổng hợp) 100 đoạn hội thoại NGẮN thường dùng trong các tình huống giao tiếp tiếng Anh thực tế (P1):

b, Viết thư từ chối tham gia phỏng vấn bằng tiếng Anh

• Khi viết thư từ chối tham gia phỏng vấn, bạn cũng cần tuân thủ cấu trúc các phần như đã trình bày ở trên: Tiêu đề thư – Lời chào – Lời cảm ơn, lý do viết thư – Lời chào kết thư.
• Tuy nhiên, sau lời cảm ơn, bạn cần đưa ra lý do không thể tham gia buổi phỏng vấn. Tùy vào hoàn cảnh cụ thể mà bạn đưa ra lý do tương ứng nhé! Dưới đây là ví dụ 1 số lý do không thể tham gia phỏng vấn:

Do đã tìm thấy công việc khác phù hợp:

• I really regret and sorry to inform you that I am unable to accept that position. After careful consideration, I found myself not really suitable for this job.
• I regret not participating in the interview because I found a job that suits me.

Không quan tâm đến buổi phỏng vấn vào thời điểm hiện tại:

• I am not interested in interviewing at this time.

Vì lý do cá nhân:

• I would like to withdraw my application for this position because of personal reasons.

Bạn cũng có thể giới thiệu người khác phù hợp hơn cho vị trí này:

My friend, Hana Nguyen is very good fit for this opportunity. You can reach him at [email protected]

I will keep this role in mind and refer anyone who may be a good match.

2 Mẫu Trả Lời Thư Mời Phỏng Vấn Bằng Tiếng Anh Có Tính Ứng Dụng Cao

Dưới đây là 2 mẫu thư trả lời phỏng vấn bằng tiếng Anh, bạn có thể tham khảo để hình dung rõ hơn về 1 bức thư hoàn chỉnh nhé!
Mẫu 1:
Dear Mr.Smith – Sales Manager of ABC Company,

Thank you for giving me the opportunity to join the interview for the position of Purchasing Office.

I would like to confirm that I will participate in the interview with Mr. Smith at 9:00 am on April 28, 2022 at the office of the company.

If you need any additional documents for the interview, please contact me so that I can be prepared most thoroughly.

I look forward to hearing from you.

Yours sincerely,
Huong Giang

Mẫu 2:
Dear Sir/Madam,

Thank you very much for the invitation to interview for the position of Purchasing Office.

However, I regret not participating in the interview because I found a job that suits me. I will keep this role in mind and refer anyone who may be a good match.

Wishing you and your company the very best in the future.

Yours faithfully,
Huong Giang

Lời kết

Hy vọng bài chia sẻ này của KISS English sẽ giúp các bạn biết và nắm rõ hơn cách trả lời thư mời phỏng vấn bằng tiếng Anh. Hãy chuẩn bị và thực hiện từng bước trong quá trình ứng tuyển thật cẩn thận, chuyên nghiệp để ghi điểm trong mắt nhà tuyển dụng bạn nhé! Chúc các bạn thành công!

Cách mời ai đó làm gì trong các tình huống giao tiếp thực tế VÔ CÙNG đơn giản và hữu ích cho bạn nè:

Tự tin đọc chức danh công việc bằng tiếng Anh dễ dàng hơn sau khi bạn xem video này:

[Bỏ túi] 10 từ vựng về tính cách công sở phổ biến nhất trong tiếng Anh: